Nataša Cikač je konzultantica za nabavu i lanac opskrbe te vlasnica tvrtke Cronata d.o.o. koja pruža usluge edukacije, savjetovanja i interim managera iz područja nabave i lanca opskrbe. Ima više od 30 godina radnog iskustva u korporativnom sektoru i poduzetništvu. Osnivačica je Nabavne akademije u 3 modula, edukativnog programa namijenjenog djelatnicima u nabavi i svima koji žele unaprijediti svoje znanje o procesu nabave. Nataša pomaže poduzećima da unaprijede svoje procese nabave, ostvare uštede, kreiraju dodanu vrijednost, poboljšaju kompetencije svojih zaposlenika.
Intervju vodila: Višnja Željeznjak
Kako bi ukratko objasnila što je nabava i zašto je važna?
Nabava je proces kojim se kroz dobavu potrebnih roba i usluga osigurava da tvrtka kontinuirano obavlja svoju glavnu djelatnost. Ona je podrška operacijama poslovanja, znači daje potrebne inpute za stvaranje outputa.
E sad već po ovoj definiciji možemo vidjeti da ako nedostaje neka od komponenti koju trebamo za naše poslovanje, imamo problem. Nabava ima vrlo važnu ulogu da na vrijeme osigura sve potrebno za poslovanje, u odgovarajućoj količini i kvaliteti, prema traženom roku i naravno po prihvatljivoj cijeni. Jednostavno, zar ne?
Što za tebe znači izvrsnost u nabavi i kako nabava izgleda kad nije izvrsna?
Izvrsnost u nabavi možemo sagledavati s više aspekata, ali ako se vratim na raniju definiciju, rekla bih da je izvrsnost u nabavi kada imamo optimalno posložene sve parametre:
- količina
- kvaliteta
- rok
- lokacija
- cijena
Evo primjer kad to nije tako: pripremamo tortu za svoju obitelj za nedjelju za ručak, koja će biti voćna prema našem provjerenom receptu, veličine za 8 osoba i sa sezonskim voćem. U subotu navečer kad krenemo s pripremom, shvatimo da npr. nemamo dovoljno margarina. Što možemo poduzeti? Možemo posuditi od susjede ako ima ili otići kupiti u eventualno otvorenu trgovinu (znači gubimo dodatno vrijeme na kupovinu, a vjerojatno će biti i skuplje) ili možemo prilagoditi recept s količinom margarina koji imamo (riskiramo da će biti upitna kvaliteta).
Dakle, izvrsnost u nabavi vrlo je jednostavna: dobra i kvalitetna priprema, a ne da gasimo požar.
Kako bi opisala klasičan radni dan voditelja nabave?
E sad, moramo prije svega pojasniti da u nabavi danas postoji šarolikost naziva pozicija u nabavi, kako po opisu aktivnosti koje obavljaju tako i po hijerarhijskoj razini. Voditelj nabave može, ali i ne mora voditi ljude/tim. I tu je prva razlika u opisu poslova.
Ja bih možda lakše opis poslova prikazala prema podjelama nabave: operativna i strateška nabava. Sada unutar svake nabave možemo imati profesionalce koji obavljaju svoje poslove.
Konkretno u operativnoj nabavi to je:
- obrada zahtjeva za nabavu naših kolega iz ostalih odjela
- kreiranje narudžbi
- praćenje zaliha
- komunikacija s dobavljačima
- praćenje rokova isporuke.
Kad radimo u strateškoj nabavi tu imamo više sljedećih aktivnosti:
- analiza podataka
- kreiranje nabavnih strategija
- praćenje nabavnih kategorija
- pregovaranje sa dobavljačima
- liderske vještine (ako vodimo tim).
To je, onako, gruba podjela. No, vjerujem da će se svi složiti daje posao u nabavi sve samo ne dosadan. Vrlo je dinamičan, potrebno je donositi brze odluke, pratiti kako zbivanja u kompaniji tako i na tržištu.
Ako ne želiš da ti dani budu identični- zaposli se u nabavi!
S kojim se najčešćim zabludama o nabavi susrećeš?
Zablude o nabavi - čula sam ih poprilično:
Nabava je trošak.
Nabava uvijek kasni.
Ja to mogu nabaviti brže bez nabave.
Nabava ne treba edukaciju jer koja je mudrost tražiti dodatni popust od dobavljača.
Nabava je samo kuckanje narudžbenica…
Uff, previše stereotipa za jednu funkciju koja ima ogroman utjecaj na poslovanje.
No, dobra je vijest da se slika ipak počela mijenjati. Rekla bih da je COVID bio jedna vrsta prekretnice jer je nabavu stavio u fokus. Mnogima je tada bila novost da nabava nije samo kupovina već sustav odlučivanja, upravljanja rizicima, osiguranje zalihe i kontinuiteta poslovanja.
Kvalitetna nabava ne samo da štedi novac već kreira dodanu vrijednost, stvara prostor za inovacije, kreira održivost… nabava može definitivno doprinijeti daleko više od pukog cjenkanja s dobavljačima.
Da imaš čarobni štapić, što bi u procesima nabave odmah promijenila?
Kroz ovih 30 godina u nabavi - kao operativac, strateg, konzultant i edukator vidjela sam more različitih procesa - od kaotičnih no vrhunski strukturiranih. No kad bih imala čarobni štapić - prvo bih mijenjala mindset i stav tvrtke o nabavi. Najvažnije je da strategija tvrtke i uprava prepoznaju pravu ulogu nabave. Tek tada nabava može postati proces kakav želimo da bude: učinkovit, pravovremen, povezan s ciljevima i stvarnim potrebama poslovanja.
Ako se na nabavu gleda kao na nužno zlo ili samo kao funkciju kontrole troškova, onda nema tog štapića koji će napraviti čudo.
Ali ako se nabava uključi pravovremeno - u godišnje planiranje, budžetiranje, izradu investicijskih strategija, razvoj novih proizvoda ili kampanja - tada možemo očekivati efikasne procese i mjerljive rezultate.
Druge temeljne poslovne funkcije poput marketinga i prodaje možda dobivaju veću pažnju tržišta, međutim nabava je jednako važna. Kako nabavu učiniti atraktivnijom temom?
U svojoj knjizi Operativna i strateška nabava naslovila sam jedno poglavlje “I nabava može biti sexy.” Iako volim biti oprezna s ovim izrazom, na to me ponukao jedan poslovnjak s kojim sam podijelila ideju o organizaciji konferencije, no njegov je odgovor bio: “znaš, nije ti baš dobra ideja, nabava ti nije sexy kao prodaja ili marketing”. Takvi komentari su me baš dodatno motivirali.
Već 11 godina kao poduzetnica vrlo otvoreno pišem, predajem, podučavam, promoviram i unapređujem nabavnu djelatnost kroz svoje društvene mreže, konferencije, platforme, časopise. Napisala sam knjigu, imam video kanal, gostujem na stručnim konferencijama i u akademskoj zajednici…
Nije jednostavno jer se radi o nišnoj temi koja rijetko ulazi u mainstream, ali upravo jest važno o njoj govoriti jasno, suvremeno i konkretno.
Nabava možda nikad neće biti glamurozna kao npr. marketing, ali je funkcija koja utječe na rezultat poslovanja. I kad to ispričamo jasno, relevantno i transparentno - onda nabava itekako postaje atraktivna.
Koji je neki od najneobičnijih izazova koji si kao konzultantica za nabavu rješavala za svoje klijente?
Većina klijenata mi se javi s jednom od uobičajenih tvrdnji: znate, naša nabava baš nije učinkovita. Nekada misle da ne znaju pregovarati, da kasne u isporukama i da nisu efikasni, da ne ostvaruju uštede koliko bi trebali… Ali kad zagrebemo ispod površine, otkrijemo da problem nije samo u nabavi nego posljedica dubljeg procesnog nesklada.
U primjeru jedne tvrtke koja me angažirala zbog neučinkovite nabave, već u prvoj dijagnostici isplivao je jedan učestali signal, a to je nabava mimo nabave ili engl. maverick spend. Odjeli su samostalno naručivali robu, sklapali direktne dogovore s dobavljačima i onda na kraju dana tražili od nabave da sve to “ozakoni”. Uprava je tu situaciju percipirala kao slabost nabave, ali stvarni problem bio je širi: nedostatak transparentnih procesa, neusklađeni planovi i činjenica da nitko nije objasnio zašto ti procesi uopće postoje.
Nakon što smo mapirali cijeli tijek nabave i interne komunikacije, postalo je jasno da je promjena nužna, i to ne samo u nabavnom timu. Složila sam plan implementacije s redizajnom procesa, edukacijama i radom s menadžmentom kako bi oni osvijestili gdje i zašto nastaje maverick spend i kakav utjecaj ima na troškove, rizike i operativnu učinkovitost.
Ključna promjena nije bila toliko u znanju već u pravilnoj primjeni alata, ali i shvaćanju da nabava ne može funkcionirati ako svi ostali ne igraju po svojim pravilima.
Zato uvijek ponavljam: nabava je suportivna funkcija i ona je toliko dobra koliko su svi procesi usklađeni. Učinkovitost nabave ne ovisi samo o novom softveru, znanjima i alatima već i o spremnosti cijele tvrtke da funkcionira kao tim. A upravo tu zapravo počinje prava transformacija.
Kad si osnivala svoju tvrtku Cronata, jesi li odmah planirala baviti se edukacijama?
Ne, uopće nisam imala tu ideju. Meni se ustvari poduzetništvo dogodilo slučajno: ušla sam u neka partnerstva i prvu godinu završila u debelom minusu. Nakon osvještenja, okrenula sam se sebi i nabavi i krenula graditi priču iz nule. Kao netko tko je 20 godina vezan uz nabavu u korporacijama, znala sam koliko je uloga nabave važna i često podcijenjena.
Krenula sam s edukacijama kao prvim iskorakom jer sam u njima vidjela alat za promjenu mindseta i prakse. Paralelno sam se i sama educirala jer poduzetništvo traži drugi set vještina, ali taj izazov mi je baš sjeo.
Danas je velik dio mog posla vezan uz projekte, savjetovanja i transformacije procesa, ali edukacije su mi i dalje jako važan format. Možda zato što edukacije nisu jednosmjerne ulice, već prilika da kroz njih i ja učim od svojih polaznika. A to je jedno neprocjenjivo bogatstvo.
Pokrenula si edukacijski program “Nabavna akademija u 3 modula”. Što kroz njega nudiš, a da druge edukacije za nabavu nemaju?
U svojim počecima istraživala sam tržište, radila neka istraživanja i pronalazila doslovno par edukacija iz nabave. Konkretno, ponudila sam se jednoj ustanovi da budem njihov predavač na sličnom programu, međutim nisu bili zainteresirani za suradnju. E, onda sam ja pokrenula svoju edukaciju o nabavi koja sad upisuje već 18. generaciju polaznika.
Ono što Nabavnu akademiju u 3 modula čini drugačijom je upravo taj spoj stručnosti i realne praktičnosti; teorije je dovoljno da se stekne uvid u temu, s praktičnim primjerima iz stvarnog života nabavljača ( jer sam bila u njihovoj ulozi). Uključena je podrška, razmjena iskustava i druženje koje traje i nakon edukacije.
Izuzetno sam ponosna na ovaj program kroz koji je prošlo preko 400 profesionalaca u nabavi, bilo kao otvoreni program, bilo kao inhouse edukacije. Kako znam da su nabavljači uvijek u stisci s vremenom, program je koncipiran u 3 jednodnevne radionice, u razmacima od 3 tjedna i provodi se u 2 termina godišnje. Sam sadržaj je kreiran da pokriva sva ključna područja jednog nabavljača bez obzira iz koje industrije dolazi, a ja na temelju svoje stručnosti polaznicima mogu dati prave odgovore. Naravno da sam u ovih 18 generacija kurikulum mijenjala i prilagođavala kako povratnim informacijama polaznika tako i novitetima s tržišta. Predivno je kad polaznici upisuju po preporuci, a imam nekoliko klijenata koji svoje nove nabavljače šalju na edukaciju kao neku vrstu onboardinga.
Što je najvažnije što želiš da polaznici ponesu s tvojih edukacija, osim konkretnih alata?
Ja uvijek kažem: ako s edukacije ponesete samo jednu novu informaciju, alat, metodu, tehniku ili perspektivu koju možete primijeniti u svom poslu, ja sam zadovoljna. Kod otvorenih edukacija kao što je Nabavna akademija polaznici dolaze iz različitih industrija, veličina kompanija, iskustva i predznanja. No, svima je zajedničko da žele svoju nabavu učiniti efikasnijom, sigurnijom i strateški važnom.
Ipak, ono što se iznova javlja kao dodana vrijednost i to kroz feedback polaznika jest razumijevanje, razmjena različitih iskustava te međusobna podrška. Velik dio mojih polaznika zna reći: ‘ovo je prava terapija za nabavljače’ i to mi je stvarno veliki kompliment. Moje edukacije nisu samo prenošenje znanja, već mjesto gdje se nabavljači koji često rade u sjeni, pod pritiskom i između dobavljača i internih korisnika, mogu povezati, ojačati i uvidjeti da se i drugi bore sa sličnim izazovima. To iznimno utječe na motivaciju i način kako dalje rade svoj posao.
Jesu li digitalizacija poslovanja, umjetna inteligencija i slični moderni alati već počeli donositi povećanu produktivnost u odjele nabave hrvatskih firmi - i ako da, što si točno primijetila da se događa u praksi?
Digitalizacija apsolutno da, već duže vrijeme. Postoje moderni ERP-ovi s integriranim modulima nabave kao i zasebna softverska rješenja za pojedine operacije (npr. tendere, praćenje zaliha, izradu narudžbenica i sl).
Što se tiče umjetno inteligencije, nedavno sam baš istraživala sa svojim klijentima ovu temu i napisala u članku na LinkedInu njihova, ali i svoja iskustva. Dakle, AI se koristi ja bih rekla za sada u bazičnim aktivnostima, npr. pisanje mailova, strukturiranje ponuda, eventualno istraživanje tržišta, kreiranje strukture ugovora ili kao sparing partner prilikom pripreme pregovora. I to su zasigurno aktivnosti kojim štedimo resurs - vrijeme. No, kako sam se i osobno uvjerila, nužna je provjera posebno kod izvora, činjenica i podataka.
Ja osobno koristim ChatGPT, prvo osnovnu, a kasnije i nadograđenu verziju. Mogu reći da mi uvelike olakšava određene zadatke kao npr. ideje za postove, izrada strukture za kampanje, priprema zadataka za edukacije i sl. Ja onda ubacujem svoje stručno znanje, svoje primjere i svoj narativ da to ipak bude autentično. Imala sam nekoliko slučajeva gdje mi je ChatGPT ponudio neke primjere iz prakse, a kad sam ih išla istraživati, izvori nisu postojali odnosno primjeri su bili netočno navedeni. Kao i svi alati - ako ih znamo koristiti, služe nam kako treba.
S toliko godina iskustva u nabavi, gdje danas osobno još uvijek vidiš prostor za vlastiti rast i razvoj?
Ja po svom karakteru i uvjerenjima uvijek tražim nešto novo, nešto što me izaziva i razvija. Volim raditi na svojim kompetencijama. Tako sam nedavno ponovo prošla radionicu Javnog nastupa i poslovnog pregovaranja, iako te teme podučavam i sama. Također, završila sam i edukaciju iz coachinga kako bih naučila još bolje koristiti alate u radu s klijentima, posebno u situacijama gdje treba balansirati između savjetovanja i podrške u promjeni razmišljanja. Ovu godinu posvetila sam ozbiljnom razvoju kompetencija u području održivosti i zelene tranzicije u suradnji s vanjskom certifikacijskom kućom i na jesen me čeka certifikacijski postupak.
Održivost je izuzetno aktualna i izravno povezana uz nabavu, zbog čega sam i prošle godine pokrenula radionice Održive nabave. Bez obzira na zakonsku regulativu i EU smjernice, ESG tema nešto je što će zasigurno postati dio kulture svakog poslovnog subjekta. Moj cilj je biti spremna ne samo pratiti tu promjenu, već je i voditi.
Tu su, naravno, i moji osobni interesi. Već 18 godina aktivna sam u humanitarnom djelovanju, a nedavno sam se vratila i pjevanju kao jednoj svojoj velikoj ljubavi. To su stvari koje me ispunjavaju i baveći se njima, rastem i razvijam se, ne samo poslovno već i kao osoba.
A što je sljedeće? Ne znam točno no sigurna sam da će uključivati znatiželju, znanja i ljude. I to je kombinacija koja me uvijek vodi naprijed.
